Digitalisierung

Seit einigen Jahren schon bereiten wir uns, unsere Systeme sowie unsere Kundinnen und Kunden auf eine immer stärker vernetzte und digitale Arbeitswelt vor. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend um ein Vielfaches verstärkt. Gleichzeitig legen wir unseren Fokus auch darauf, Prozesse schlanker zu gestalten und mobiles Arbeiten zu ermöglichen, indem der Zugriff auf Geschäftsdaten und -Unterlagen jederzeit und standortunabhängig sichergestellt ist.

Ein Leuchtturmprojekt in der Gemeindeverwaltung ist das Projekt der Gemeinde Speicher, welche sich die Dokumentation, Transparenz, Digitalisierung und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse zum Ziel gesetzt hat. 

Zum Start des Projekts befand sich die Gemeinde Speicher mitten in einem Organisationsentwicklungsprojekt. Aufgrund Personalfluktuation und einiger Pensionierungen waren bereits mehrfach nicht dokumentiertes Fachwissen sowie Erfahrungswerte verloren gegangen. Die Abläufe in der Gemeinde waren generell nicht ausreichend dokumentiert. Im Rahmen des Projekts sollte deshalb das vorhandene Know-how dokumentiert und mittels definierten Standardprozessen in einer Geschäftsverwaltungssoftware elektronisch abgewickelt werden können. Als Projektziele wurden die Erstellung eines Organisationshandbuches, die Entwicklung einer Prozesslandkarte und die erwähnte Unterstützung mittels einer Geschäftsverwaltungssoftware definiert.

Das Organisationshandbuch liegt vor, die elektronische Abwicklung der Prozesse ist in der  Geschäftsverwaltungssoftware CMI fortgeschritten und wird stetig um weitere Module wie Verträge oder Bau erweitert. Um die Abläufe der  Gemeinde nun auch einheitlich zu dokumentieren, steht die Prozessdokumentation noch an. Sie  bietet eine verständliche und transparente Abbildung der Geschäftsprozesse in einzelnen Schritten. Die Inhalte werden sowohl grafisch als auch mit Textelementen festgehalten. Die Dokumentation setzt eine vorherige Analyse der Führungs-, Kern-, und Unterstützungsprozesse sowie der Verantwortlichkeiten und der Schnittstellen voraus. 

Die Gemeinde Speicher sieht vor, diese nach dem Schweizer Standard eCH-0145 aufzubauen und als Blueprint zur Verfügung zu stellen.

Neben der erwünschten Dokumentation für die Gemeinde dient die erarbeitete Prozesslandkarte als wichtige Informationsbasis für: 

• Prozessoptimierungen 
• Digitalisierung / Digitale Transformation der Prozesse 
• Prozessaudits und Zertifizierungen 
• Kommunikation mit internen und externen Partnern 
• Prozesskoordination (Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Methoden, Werkzeuge etc.) 
• Schulung und Qualifizierung, d.h. Einarbeitung und Training der  Führungskräfte und Mitarbeitenden

Steht einmal das Referenzmodell und die einzelnen Prozesse sind identifiziert, werden diese mittels einer standardisierten Prozessdokumentationsmethode modelliert und systematisch beschrieben. Dabei kommt Business Process Model and Notation (BPMN) als führender Standard zur Modellierung und Dokumentation von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen zum Einsatz. 

Sind die Prozesse dokumentiert und visuell sichtbar, lassen sich diese immer weiter optimieren,  sei es mittels Unterstützung durch geeignete Schnittstellen und Anwendungen oder durch die Erweiterung von neuen vereinfachten und standardisierten Kanälen und Zugängen.

Zur Zusammenarbeit mit ARI im Rahmen des Projekts zieht Paul König, Gemeindepräsident, folgendes Fazit:

2023 feiert ARI 10-jähriges Bestehen. In den ersten zehn Jahren der Betriebstätigkeit lag der Schwerpunkt vorwiegend auf einer Harmonisierung der Systeme bei den ARI-Kunden, um Synergien zu stärken und damit eine wirtschaftliche Informatik anbieten zu können. In den folgenden Jahren rückt nun die Qualitätssteigerung in den Fokus. Um dafür eine Basis zu schaffen, wurde 2022 das ARIinterne Projekt «ARI Next Level» gestartet.

Im Zentrum der Projektaufgaben steht eine Optimierung der internen Prozesse, wie beispielsweise der Lager- und Inventarverwaltung mittels RFID, Lieferantenbestellungen usw. Gleichzeitig
werden aber auch weitreichende Prozessverbesserungen für die Kundinnen und Kunden umgesetzt. Dies betrifft einerseits die zentrale Verwaltung von Stammdaten und die Möglichkeit, Bestellvorgänge mithilfe eines Formulars bzw. über einen Online-Shop zu tätigen. Andererseits wird aber auch ein Rollenmodell eingeführt, um Ansprechpersonen zu benennen und der Rolle entsprechend regelmässig zu informieren.

Basierend auf der Idee des Rollenmodells wurden im Jahresverlauf in Zusammenarbeit mit den Kunden diverse Kundenrollen festgelegt:

• Informatikverantwortliche(r)
• Kostenstellenverantwortliche(r)
• Rechnungsempfänger(in)

Für die Rolle Informatikverantwortliche(r) fand im Dezember 2022 ein erstes Webinar statt. Inhalt des Webinars waren anstehende Projekte, die für die Benutzer konkrete Auswirkungen haben werden, aber auch allgemeine Informationen zu laufenden Aktivitäten bei ARI. Diese proaktive Kommunikation gegenüber den Schlüsselrollen der ARI-Kunden soll künftig weitergeführt werden. Die positiven Rückmeldungen der Informatikverantwortlichen zur Veranstaltung unterstreichen den Bedarf für ein solches Austauschgefäss ebenfalls. Weiter wurde eine konkrete Verbesserung im Ticketverarbeitungsprozess im Zuge der Definition
der Kundenrollen umgesetzt: Informatikverantwortliche können im Ticketsystem seitdem jederzeit alle offenen Tickets ihrer Organisation einsehen. Ausserdem werden Tickets erst nach einer 10-tägigen Wartefrist definitiv geschlossen, um allfällige Rückfragen oder Reklamationen des Benutzers nach Abschluss des Auftrags innerhalb desselben Tickets abzuarbeiten. Die konkrete Umsetzung des Projekts «ARI Next
Level» ist in der ersten Jahreshälfte 2023 geplant. Bis dahin werden noch Austauschrunden organisiert, um gezieltes Feedback von Kundenvertretern zu den einzelnen geplanten Optimierungsmassnahmen
einzuholen und Verbesserungswünsche umzusetzen.

Competence Centers GOV/HEALTH/BORS

Ende 2021 wurde das langjährige Projekt «AP21» zur Standardisierung des elektronischen Arbeitsplatzes abgeschlossen. Seitdem nutzen die Competence Centers GOV (Verwaltungen AR), HEALTH (Spitalverbund AR) und BORS (v.a. Kantonspolizei AR) den identischen elektronischen Standardarbeitsplatz von ARI. Für künftige Erneuerungen der Hard- und Software kommt ein zeitgemässeres Entwicklungsmodell zum Tragen: Mittels «Inplace Upgrades» werden Aktualisierungen neuerdings jährlich vorgenommen. Das bedeutet, der Arbeitsplatz wird «am Ort» und ohne gleichzeitigen Ersatz der Gerätschaften auf den neuesten Stand der Software gebracht. Nach erfolgreichen ARI-internen Tests können sich freiwillige Kunden für die Teilnahme an der ausgeweiteten Testphase melden und das Upgrade auf ihrem Gerät selbstständig 
installieren. Die einzelnen Versionen der «Inplace Upgrades» lassen sich aufgrund der verschiedenen Hintergrundbilder unterscheiden. Benutzer können sich ausserdem im ARI-Kundenportal über die spezifischen Änderungen

Competence Center EDU

Das Competence Center EDU (Schulen) arbeitet bereits länger mit einer standardisierten Version des elektronischen Arbeitsplatzes. Die «Inplace Upgrades» werden somit auch in der Schulumgebung umgesetzt, allerdings stehen dabei spezifische Schulanforderungen an mobiles Arbeiten stärker im Fokus.