Ersatz der Schulverwaltungslösung Sekundarstufe II

Die wichtigsten Verwaltungsprozesse der kantonalen Schulen der Sekundarstufe II – Kantonsschule Trogen (KST) und Berufsbildungszentrum Herisau (BBZ) – sind bereits seit einigen Jahren digitalisiert. Basierend auf einer Ausschreibung für den Betrieb einer gemeinsamen Schulverwaltungslösung war 2017/18 die Software «Educase» der Base-Net Informatik AG eingeführt worden. Im Betrieb gestaltete sich jedoch die Zusammenarbeit mit der Lieferantin kompliziert, der Zusatzaufwand hinsichtlich der Administration nahm stetig zu und die Anwenderinnen und Anwender waren mit der Leistungsfähigkeit der Software nicht zufrieden. Anhaltende Performanceprobleme führten schliesslich 2022 zu einem Schnitt: Der Regierungsrat beauftragte ARI mit der Beschaffung einer Ersatzlösung aufgrund einer Risikoabschätzung und der Ankündigung der Base-Net Informatik AG, die Software «Educase» innert kurzer Zeit einzustellen.

Aufgrund der Dringlichkeit wurde ein freihändiges Verfahren für die Ersatzbeschaffung im Rahmen des Projekts «ELSA» gewählt. Die von NOVO Business Consultants AG zusammen mit Centerboard AG offerierte Lösung «schulNetz» erhielt den Zuschlag. «schulNetz» ist eine Standardapplikation für den Bildungsbereich.

Die Detailspezifikation, kundenspezifische Ausgestaltung, Installation und Inbetriebnahme des Systems erfolgten gestaffelt von Oktober 2022 bis Juli 2024, um einen störungsfreien Schulbetrieb während der gesamten Laufzeit des Projekts zu gewährleisten.

Im Oktober 2024 wurde das Projekt «ELSA» mit Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls durch alle Parteien formell abgeschlossen. Sämtliche Module und Funktionalitäten inklusive der Schnittstellen und Reports wurden gemäss Projektplan zur Zufriedenheit der Benutzerinnen und Benutzer implementiert. Betrieb und Weiterentwicklung von «schulNetz» liegen nach Betriebsübergabe in der Verantwortung der Steuergruppe ELSA.

Der Zugriff auf «schulNetz» ist dank einer modernen, webbasierten Benutzeroberfläche ortsunabhängig möglich. Die Prozesse zwischen KST und BBZ sowie von den beiden Schulen der
Sekundarstufe II zu den Schulen der Sekundarstufe I, zu den Ämtern, zu Gemeindeverwaltungenund zu Praktikumsbetrieben sind darüber hinaus mithilfe von «schulNetz» durchgängig gestaltet. Einzig die Anbindung der Lehrbetriebe über das Berufsbildnerportal ist noch nicht umgesetzt – dies folgt aber zeitnah.