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Gemeinsam in die digitale Zukunft.

Modernisierung der Festnetztelefonie für alle Verwaltungseinheiten in Appenzell Ausserrhoden

Der Support durch Microsoft wurde Ende Oktober 2025 eingestellt. Deshalb war ein Ersatz der Software «Skype for Business» durch eine andere Software zwingend nötig. Eine Nutzung der Software über dieses Datum hinaus hätte erhöhte Sicherheitsrisiken, mögliche Kompatibilitätsprobleme, fehlende Funktionen sowie einen verstärkten Supportaufwand für AR Informatik AG (ARI) mit sich gebracht. Es galt, die nötigen Vorbereitungen zu treffen, damit die Kantonale Verwaltung, ein Grossteil der Gemeinden und weitere Kunden von ARI auch nach Oktober 2025 eine zuverlässige Telefonielösung von ARI beziehen konnten.

Auf der Basis umfangreicher Abklärungen und Risikoabwägungen durch ARI sowie in Abstimmung mit der Informatikstrategie-Kommission wurde Microsoft Teams als strategische Nachfolgelösung definiert. Microsoft Teams ersetzt nicht nur bestehende Kommunikationskanäle, sondern bietet durch die Integration mit anderen Microsoft-365-Diensten eine nahtlose und benutzerfreundliche Plattform. Die Telefonielösung PSTN («Public Switched Telephone Network») in Microsoft Teams ermöglicht es, über das öffentliche Telefonnetz Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Benutzerinnen und Benutzer können somit interne wie externe Rufnummern anrufen und Anrufe von Festnetz- oder Mobiltelefonen empfangen, während sie in Microsoft Teams online sind. Anrufe können mit dieser Lösung unabhängig vom Standort oder Gerät getätigt werden, Tischtelefone sind nicht mehr notwendig.

Um die Funktionalitäten von Microsoft Teams für die Telefonie im vollen Umfang bereitstellen zu können, war die gleichzeitige Verschiebung der Postfächer der betroffenen Kunden in die Microsoft Cloud nötig.

Vor dem Rollout bei ersten Kunden wurden die Teams-Telefonie und Exchange Online während 10 Monaten innerhalb der ARI pilotiert. In einer nächsten Phase erfolgte ein Rollout im Sinne eines Pilotbetriebs in der Assekuranz AR und der Gemeinde Heiden. Die Rückmeldungen dieser beiden
Pilotkunden waren positiv.

Aufgrund der positiven Ergebnisse der Pilotphase hat das Departement Finanzen die Einführung der Teams-Telefonie und von Exchange Online bei den restlichen ARI-Kundinnen und -Kunden freigegeben.

Anschliessend folgte ab Juni 2025 zur Risikominimierung die Migration der weiteren Verwaltungseinheiten. Die Reihenfolge wurde basierend auf der Anzahl betroffener Arbeitsplätze festgelegt. Dieses Prinzip wurde zudem für die Gemeinde Herisau und die kantonale Verwaltung angewandt. Am 14. November 2025 wurde der letzte Standort migriert. Alle Verwaltungseinheiten im Kanton telefonieren seitdem über Microsoft Teams.

Technische Umsetzung

Das Projekt wurde etappenweise umgesetzt:

  • Vor der Migration der Telefonielösung und der E-Mail-Postfächer mussten die technischen Anforderungen hinsichtlich der ArbeitsplatzHardware erfüllt sein. Bei einigen Organisationseinheiten mussten deshalb Thin Clients durch Convertibles, Notebooks oder Desktops und Tischtelefone durch Teams-kompatible Headsets ersetzt werden.
  • Im ersten Teilprojekt wurden die E-Mail-Postfächer nach Exchange Online migriert. E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben inklusive Anhänge werden in der Microsoft-Cloud gespeichert.
  • Im zweiten Teilprojekt erfolgte die Umstellung der Telefonielösung von Skype for Business auf Microsoft Teams.
  • An drei Standorten wurde im Zuge der Telefonieumstellung eine neue Telefonzentrale auf Basis von Microsoft Teams eingeführt. Die bestehende Lösung wurde basierend auf Erfahrungen aus anderen Kantonen sowie aus technischen und sicherheitsrelevanten Gründen abgelöst.

Organisatorische Umsetzung

Zur Sicherstellung einer erfolgreichen Einführung der neuen Telefonielösung wurden umfangreiche Massnahmen getroffen.

  • Zur Orientierung wurden ausführliche Informationen zu Vorgehen und Projektstatus auf dem Kundenportal publiziert.
  • Zur Schulung und Unterstützung der Anwenderinnen und Anwender im Veränderungsprozess wurden Schulungen und Erklär- bzw. Lernvideos sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitgestellt.
  • Für die Informatikverantwortlichen und ihre Stellvertretungen fand während der Rollout Phase jeden Monat ein halbtägiges Webinar mit einem Microsoft-Trainer statt, um sie in ihrer besonderen Rolle als erste Ansprechpersonen, Multiplikatoren und Wissensträger innerhalb ihrer Organisation besonders zu unterstützen.
  • Am Tag nach der Umstellung auf Microsoft Teams standen Spezialisten der ARI vor Ort zur Verfügung, um die Mitarbeitenden bei Problemen und Unsicherheiten zu unterstützen.
  • Für den persönlichen Kundenkontakt organisierte ARI während der Rollout-Phase jeden Freitag einen «Walk-In Support» im ARI-FlexPoint. Dort standen den Anwenderinnen und Anwendern vier unterschiedliche Standard-Arbeitsplätze zum Testen zur Verfügung. Mitglieder des Rollout-Teams der ARI waren vor Ort, um Kunden persönlich zu betreuen, Unsicherheiten zu klären und Fragen im Zusammenhang mit der Nutzung von Teams als Telefonielösung oder dem Einsatz von Exchange Online zu beantworten.

Cloud Computing / Microsoft 365 und der Datenschutz

Die Einführung und Verwendung von Microsoft 365-Cloud-Diensten bei Kanton und Gemeinden unterliegt besonderen Anforderungen im Hinblick auf den Datenschutz und die Datensicherheit. Vorgängig müssen die wesentlichen Rahmenbedingungen und Risiken geklärt werden. Die Nutzung von Cloud Services im Grundbedarf setzt ausserdem eine einheitliche und verbindliche Cloud Governance voraus. Der Regierungsrat wurde daher mit der eGovernment- und Informatik-Strategie ermächtigt, die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloud Services im Grundbedarf zu schaffen. Er legt die wesentlichen Rahmenbedingungen für die Nutzung von Cloud Services fest und erlässt Weisungen, die für Kanton und Gemeinden verbindlich sind.

ARI unterstützt die laufende Ausarbeitung der Rahmenbedingungen, Weisungen usw. mit technischen Inputs.

Kundenstimmen zum Projekt

Schwerpunkte