Interne Prozessoptimierungen

Im Berichtsjahr wurden erneut einige Prozessanpassungen in enger Zusammenarbeit mit ARI-Kundinnen und  -Kunden erarbeitet. Nachfolgend werden drei Beispiele exemplarisch erläutert, um einen Eindruck von den umfangreichen Arbeiten zu vermitteln.

Kommunikation und engere Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden

Das interne Projekt «ARI Next Level» hat im Jahresverlauf 2023 spürbare Verbesserungen für die Kundinnen und Kunden der ARI gebracht. Insbesondere die neu geschaffenen Kundenrollen ermöglichen eine gezieltere, themenspezifische Kommunikation zwischen ARI und ihren Kundinnen und Kunden.

Die Aufgaben der unterschiedlichen Rollen wurden in mehreren Webinaren für die designierten Rollenträger im Detail erklärt. In Abhängigkeit von ihrer Funktion haben die Rollenträger unterschiedlich ausgeprägte Rechte zur Einsicht in die ARI-Systeme, wie beispielsweise zum aktuellen Stand der  Ticketbearbeitung oder zum Inventar ihrer Organisation. Ausserdem dienen die spezifischen  Kundenrollen  als Freigabeinstanz in Bestellprozessen – sei es für einen kostenpflichtigen Auftrag wie die Wiederherstellung verlorener Daten oder für den Kauf von Kleinmaterial über den Webshop. Sämtliche Prozesse werden möglichst zentral in einem System abgewickelt. Falls mehrere Systeme betroffen sind, werden diese über eine Schnittstelle verbunden.

Vorbereitend für die Überarbeitung der Prozesse war in Zusammenarbeit mit den Kundinnen und Kunden eine umfassende Aufbereitung der Stammdaten nötig. Ausserdem wurde allen Anwenderinnen und Anwendern der Zugriff auf ihre persönlichen Tickets freigeschaltet, so dass sie jederzeit sowohl von intern als auch von extern den aktuellen Stand ihrer Tickets einsehen können. Schliesslich wurde auch ein Ticketabnahmeprozess eingeführt. Seitdem wird ein Ticket erst dann endgültig abgeschlossen, wenn auch kundenseitig die Bestätigung vorliegt, dass der Auftrag inhaltlich erwartungsgemäss erfüllt wurde oder die gemeldete Störung beseitigt ist. Die weitere Optimierung aller Prozesse mit Kundenkontakt steht auch im kommenden Jahr im Fokus der Massnahmen des Projekts «ARI Next Level».

Im Jahresverlauf 2023 hat die Abteilung Strassenunterhalt im kantonalen Tiefbauamt mit Unterstützung der ARI die Applikation XAMOS eingeführt. Damit sind die Planung, Ausführung und Abrechnung von Leistungen im Strassenunterhalt in einem einzigen Programm zusammengeführt – egal ob sie im Rahmen des Grundauftrags oder einem besonderen Projekt erbracht werden. Bruno Fronebner, Leiter Strassenunterhalt, berichtet im Interview von seinen Erfahrungen.

Welche Aufgaben wickeln Sie mit XAMOS ab?
Die Strecke von St. Gallen Winkeln nach Appenzell ist seit 2020 eine Nationalstrasse. Eigentümer ist der Bund, aber die Gebietseinheit VI des Kanton St. Gallen ist für den Betrieb und Unterhalt zuständig. Das kantonale Tiefbauamt übernimmt als Sub- Betreiber den Strassenunterhalt auf Basis einer Leistungsvereinbarung. Demzufolge muss die  Abrechnung der Leistungen und die Berichterstattung an den Kanton St. Gallen transparent und quartalsweise erfolgen. Der Strassenunterhalt führt dazu eine Betriebskostenrechnung. Die Daten fliessen zusätzlich in den Aufwandvergleich der Staatsstrassen der Bau-, Planungs- und Umweltdirektoren- Konferenz Ost (BPUK-Ost) sowie in die Auswertungen des Bundesamt für Statistik.

Mit XAMOS verwalten wir sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Strassenunterhalt. Das betrifft rund 40 Personen in den Werkhöfen Herisau und Heiden sowie dem Stützpunkt Gais. Der betriebliche Unterhalt umfasst den Winterdienst, die Reinigung, die Grünpflege, die Betriebs- und Sicherheitsausrüstungen sowie den technischen Dienst. Im Vergleich zu anderen Kantonen ist der Aufwand bei uns im Winterdienst aufgrund der Höhenlage hoch.
Die Betriebs- und Sicherheitsausrüstungen sind vergleichsweise tief, weil wir keine Tunnels betreiben. Einzelne Massnahmen für den baulichen Unterhalt der Nationalstrasse werden jeweils einzeln in Rechnung gestellt.

Auch Strassen- und Wasserbauprojekte sind in XAMOS hinterlegt. Die Werkhöfe leisten bei den Projekten Beihilfe in Sachen Signalisation,  Strassensperrungen o. Ä. Unsere Mitarbeitenden können ihre Arbeiten in solchen Projekten direkt in der Applikation erfassen. Die Übertragung ins Infoma newsystem erfolgt anschliessend über eine automatisierte Schnittstelle. So kann für jedes Projekt ein separater Bericht erstellt und ein allfälliger Gemeindebeitrag ohne grossen Aufwand  ermittelt und verrechnet werden.

Mit XAMOS haben wir viele verschiedene Auswertungsmöglichkeiten in Echtzeit. Die Erstellung unserer Abschlüsse für den Bund mussten wir vor der Umstellung auf XAMOS an ein externes Unternehmen delegieren. Dieser Aufwand ist nun nicht mehr nötig, da wir künftig mit einem weiteren Modul in XAMOS die Abschlüsse in Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung selbst erstellen können. Auch Rechnungen von Fremdlieferanten können importiert und verursachergerecht zugewiesen werden. Die Rechnungsstellung und -verarbeitung ist weiterhin Aufgabe der Finanzbuchhaltung. Wir arbeiten deshalb mit dem Amt für Finanzen für die Verrechnung eng zusammen.

Wie ist es zum Entscheid für die Einführung von XAMOS gekommen?
In Zusammenarbeit mit dem Amt für Finanzen haben wir verschiedene Möglichkeiten und Applikationen evaluiert. Auch ein allfälliger Ausbau des bestehenden Zeiterfassungstools stand zur Diskussion. Da für die Zeiterfassung aber bereits ein neues Produkt evaluiert wurde, haben wir diesen Weg nicht weiterverfolgt. Von anderen Strassenunterhaltsdiensten bei Kantonen und Gebietseinheiten war uns XAMOS als Verwaltungsplattform bekannt. Tatsächlich überzeugt hat uns aber der Leistungsumfang: XAMOS ist ein einheitliches System, das alle unsere Anforderungen abdeckt. Wir können Personalwesen, Zeiterfassung, Rapportierung der Einsatzmittel und vieles mehr darin abbilden.

Wie hatten Sie Ihre Wartungsarbeiten und Dienste sowie die zugehörige Verrechnung an die Bundesstellen vor dem Projekt organisiert?
Vor der Umstellung auf XAMOS haben wir verschiedene Plattformen zur Rapportierung genutzt. Die Mitarbeitenden haben ihre Stunden hauptsächlich auf Papier erfasst. Für  Fahrzeuge, Salzstreuer und andere Geräte und Maschinen haben wir Gerätekarten zur Erfassung von geleisteten Kilometern bzw. Stunden genutzt. Anschliessend mussten
alle Einzelpositionen in Excel-Tabellen zusammengeführt werden, damit eine möglichst vollumfängliche Kostenübersicht erstellt werden konnte. Die einzelnen Erfassungen waren also nicht das Problem. Es war vielmehr die weitere Verarbeitung der Daten, die zeitaufwendig und umständlich war.

Was hat sich mit der Einführung von XAMOS in Ihren Abläufen geändert?
Das papierlose Büro ist für uns im Strassenunterhalt Realität geworfen. Alle Mitarbeitenden haben nun mit ihrem Smartphone oder Tablet jederzeit Zugriff auf tagesaktuelle Daten. Sie können von unterwegs ihre Arbeitszeiten, benötigtes Verbrauchsmaterial und genutzte Fahrzeuge erfassen und haben zudem immer eine Übersicht zu ihren persönlichen Daten wie Gleitzeitsaldo oder die Ferienplanung. Das erleichtert ihnen den Alltag enorm. Dementsprechend war die Akzeptanz gegenüber der Applikation und dem neuen Prozess auch von Anfang an hoch.

Welche Erweiterungen haben Sie seit Einführung von XAMOS und dem formellen Projektabschluss vorgenommen oder bereiten Sie noch vor?
Wir haben ein Fakturierungsmodul für die Abrechnung mit der Gebietseinheit und mit Dritten im Aufbau. Das Werkstattmodul soll die gesamte Verwaltung der Fahrzeuge, Maschinen und Geräte vereinheitlichen. Aktuell bereiten wir noch die Einführung des Ticketingmoduls vor. Damit werden in Zukunft die Aufträge den Mitarbeitenden direkt auf ihrem Smartphone zugeteilt. Mit diesen Zusatzmodulen haben wir schliesslich alle unsere Abläufe im Strassenunterhalt in XAMOS abgebildet und möglichst effizient gestaltet.

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit ARI bzw. konkret dem Projektteam erlebt?
Wir haben uns durch ARI gut und kompetent begleitet gefühlt. Das Projektteam hat alle Abklärungen mit dem Lieferanten übernommen. Dementsprechend hatten wir vom Tiefbauamt wenig Aufwand – abgesehen von der Teilnahme an den Projektsitzungen. Die Zusammenarbeit im Projekt war generell sehr angenehm und unkompliziert.