Reorganisation
Seit einigen Jahren schon bereiten wir uns, unsere Systeme sowie unsere Kundinnen und Kunden auf eine immer stärker vernetzte und digitale Arbeitswelt vor. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend um ein Vielfaches verstärkt. Gleichzeitig legen wir unseren Fokus auch darauf, Prozesse schlanker zu gestalten und mobiles Arbeiten zu ermöglichen, indem der Zugriff auf Geschäftsdaten und -Unterlagen jederzeit und standortunabhängig sichergestellt ist.
Organisationsprojekt der Gemeinde Speicher
Ein Leuchtturmprojekt in der Gemeindeverwaltung ist das Projekt der Gemeinde Speicher, welche sich die Dokumentation, Transparenz, Digitalisierung und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse zum Ziel gesetzt hat.
Zum Start des Projekts befand sich die Gemeinde Speicher mitten in einem Organisationsentwicklungsprojekt. Aufgrund Personalfluktuation und einiger Pensionierungen waren bereits mehrfach nicht dokumentiertes Fachwissen sowie Erfahrungswerte verloren gegangen. Die Abläufe in der Gemeinde waren generell nicht ausreichend dokumentiert. Im Rahmen des Projekts sollte deshalb das vorhandene Know-how dokumentiert und mittels definierten Standardprozessen in einer Geschäftsverwaltungssoftware elektronisch abgewickelt werden können. Als Projektziele wurden die Erstellung eines Organisationshandbuches, die Entwicklung einer Prozesslandkarte und die er-wähnte Unterstützung mittels einer Geschäftsverwaltungssoftware definiert.
Das Organisationshandbuch liegt vor, die elektronische Abwicklung der Prozesse ist in der Geschäftsverwaltungssoftware CMI fortgeschrit-ten und wird stetig um weitere Module wie Verträge oder Bau erweitert. Um die Abläufe der Gemeinde nun auch einheitlich zu dokumentieren, steht die Prozessdokumentation noch an. Sie bietet eine verständliche und transparente Abbildung der Geschäftsprozesse in einzelnen Schritten. Die Inhalte werden sowohl grafisch als auch mit Textelementen festgehalten. Die Dokumentation setzt eine vorherige Analyse der Führungs-, Kern-, und Unterstützungsprozesse sowie der Verantwort-lichkeiten und der Schnittstellen voraus.
Titus Fleck,
Bereichsleiter Projects & Consulting erklärt, welche Ziele er gemeinsam mit seinem Team verfolgt:
Warum wurde dieser neue Bereich geschaffen?
ARI wickelt jedes Jahr eine Vielzahl von umfangreichen und komplexen Projekten ab. Unsere Kundinnen und Kunden erwarten ein professionelles Projektmanagement und eine effiziente, wirtschaftliche und qualitativ einwandfreie Durchführung der Projekte. Bisher hatte unser CEO Johannes Dörler die oberste Projektverantwortung inne — zusätzlich zu seinen Aufgaben als CEO. Zu seiner Entlastung und insbesondere um das Projektmanagement zu stärken und auf ein höheres Professionalitätslevel zu heben, wurden die Aktivitäten in einen separaten Bereich ausgegliedert.
Wie ist der Begriff «Consulting» bei ARI zu interpretieren? Welche Dienstleistungen werden künftig angeboten?
Bisher hatten wir in erster Linie die Themen Informationssicherheit und Cloud Computing im Fokus. Künftig werden wir aber auch den ARIKunden in Sachen Digitalisierung, (Prozess-) Optimierung, Anwendungsberatung und Projektabwicklung beratend zur Seite stehen. Und natürlich bei sämtlichen Anliegen im Zusammenhang mit dem Informatik-Grundbedarf.
Welche Projekte stehen demnächst an?
Eines unserer wichtigsten Projekte im neuen Jahr dreht sich um eine gemeinsame E-Government Basisinfrastruktur für den Kanton und die Gemeinden von Appenzell Ausserrhoden. Damit sollen künftig möglichst viele Verwaltungsdienstleistungen den Einwohnerinnen und Einwohnern 7 24h online zur Verfügung stehen. Mit der Plattform hat Appenzell Ausserrhoden ideale Bedingungen, die heute noch stark analog geprägten Prozesse einheitlich und einfach digital zur Verfügung zu stellen. Ich persönlich verfolge das Ziel, dass Appenzell Ausserrhoden spätestens mit der Einführung der bundesweiten eID-Lösung im Jahr 2026 zu den führenden digitalen Kantonen der Schweiz zählt. Mit der digitalen Signatur wird per Anfang 2023 das Grundangebot um eine rechtsgültige digitale Unterschrift erweitert. Ausserdem wird Microsoft Teams mit verschiedenen Funktionen flächendeckend zur Verfügung gestellt, neue Software für unterschiedliche Kunden mittels Submission beschafft, werden weitere Schulen in die zentrale Schulplattform der ARI integriert und verschiedene Schnittstellen realisiert.
Die Reorganisation wurde per 1. Juli 2021 umgesetzt und hat sich seitdem in einigen Gesichtspunkten bereits in der Praxis bewährt. Verständlicherweise braucht es noch etwas Zeit und Geduld, bis die Änderungen auch nach aussen deutlich sichtund spürbar werden. Für einen ersten Eindruck sollen deshalb an dieser Stelle einige Kunden zu Wort kommen:
«In meiner Funktion stehe ich täglich an
mehreren SVAR-Standorten im Einsatz.
Der virtuelle Arbeitsplatz ermöglicht
mir dabei standortunabhängig effizientes
Arbeiten.»Alain Kohler, Leiter Marketing & Kommunikation,
Spitalverbund Appenzell Ausserrhoden
«Seit Oktober 2019 erfolgt unser Beleg- und
Abwicklungsprozess elektronisch über den Kreditorenworkflow
von Axians Infoma Schweiz.
Lieferantenrechnungen sind somit jederzeit auffindbar
— sei es im Prozess der Visierung oder
später in der Archivablage. Bereichs- und Abteilungsleiter
haben vom Arbeitsplatz aus Zugriff
auf die Belege. Dadurch wurde die Finanzverwaltung
betreffend Anfragen oder gewünschten
Belegkopien stark entlastet.»Beat Germann, Leiter Finanzverwaltung,
Gemeinde Herisau
«Mit myABI Wiki auf Basis Sharepoint
setzen wir bei der Kapo AR eine gute,
pragmatische Wissensdatenbank ein,
welche im täglichen Betrieb genutzt wird.»Remo Stark, Dienstchef Fachdienst Kriminalpolizei /
Stellvertreter Chefin Kripo,
Kantonspolizei AR