Reorganisation

Um ARI für die Zukunft möglichst optimal auszurichten, stand die Aufbauorganisation in den vergangenen 12 Monaten im Fokus bzw. auf dem Prüfstand. Eine breite Analyse der Kundenrückmeldungen und der internen Prozesse haben die Notwendigkeit einer Anpassung der Aufbauorganisation nach dem Motto «Externe Kundenfokussierung und interne Optimierung» deutlich aufgezeigt.

Die optimale Betreuung der unterschiedlichen Kundengruppen stellt eine der grossen Herausforderungen für ARI im Tagesgeschäft dar. Die Anforderungen und Bedürfnisse von Verwaltungen, Schulen, Spitälern und Blaulichtorganisationen unterscheiden sich einerseits stark. Andererseits existieren innerhalb dieser Kundengruppen auch völlig unterschiedliche Unternehmenskulturen. Diesen Aspekt galt es bei der Reorganisation entsprechend zu berücksichtigen. Darüber hinaus hatte sich ARI-intern in der Vergangenheit auch gezeigt, dass es Optimierungsbedarf bei der Teamorganisation, der internen Aufgabenverantwortung und dem Wissenstransfer gibt.

Die einzelnen Bestandteile der Reorganisation wurden durch die Geschäftsleitung gemeinsam mit dem Verwaltungsrat und unter Einbezug des Feedbacks der ARI-Mitarbeitenden festgelegt.

Die für Kunden sichtbarste Änderung betrifft den Bereich «Services»: Er wurde zusätzlich zum Service Desk in vier sogenannte «Competence Centers» gegliedert und bildet nun die nachfolgend aufgelisteten strategischen Kundensegmente ab:

  •  Verwaltungen, weitere Kunden (GOV)
  •  Bildungswesen, Schulen (EDU)
  •  Gesundheitswesen (HEALTH)
  •  Kantonspolizei, Blaulichtorganisationen, Feuerwehr usw. (BORS)

Ziel ist es, im Bereich «Services» die Kundennähe zu intensivieren, indem möglichst immer dieselben Mitarbeitenden sich um dieselben Kundengruppen kümmern. Dadurch erhöht sich das Verständnis für die entsprechenden Kunden bzw. deren Aufgaben.

Im Bereich «Infrastructure» wurden zudem das Engineering (IT-Projekte) und der Betrieb getrennt. Dazu wurde zusätzlich das Team «Solution & Integration» gegründet. Dank der Aufgabentrennung werden Betriebs- und Projektaufgaben künftig nicht mehr vermischt und der jeweilige Fokus auf die verschiedenen Ziele wird geschärft.

Neben den vorgenannten Anpassungen wurde ein zusätzlicher Bereich «Projects & Consulting» geschaffen bzw. angepasst, welcher durch das neue Geschäftsleitungsmitglied Titus Fleck geleitet wird. Dieses verstärkte Team legt seinen Fokus auf eine Professionalisierung des Projektmanagements bei ARI und den Kunden sowie auf zusätzliche Beratungsdienstleistungen rund um die Themen Organisations- und Prozessberatung sowie IT-Sicherheit.

Neben den bisher genannten organisatorischen Änderungen wurde der bisherige Bereich «Finanzen & Personal» als Stabsstelle «Finance & HR» umgestaltet. Der Leiter Finance & HR steht trotz dieser Anpassung auch künftig in engem Austausch mit der Geschäftsleitung in allen personalrechtlichen und finanziellen Belangen (siehe Organigramm).


Titus Fleck,
Bereichsleiter Projects & Consulting erklärt, welche Ziele er gemeinsam mit seinem Team verfolgt:

Warum wurde dieser neue Bereich geschaffen?
ARI wickelt jedes Jahr eine Vielzahl von umfangreichen und komplexen Projekten ab. Unsere Kundinnen und Kunden erwarten ein professionelles Projektmanagement und eine effiziente, wirtschaftliche und qualitativ einwandfreie Durchführung der Projekte. Bisher hatte unser CEO Johannes Dörler die oberste Projektverantwortung inne — zusätzlich zu seinen Aufgaben als CEO. Zu seiner Entlastung und insbesondere um das Projektmanagement zu stärken und auf ein höheres Professionalitätslevel zu heben, wurden die Aktivitäten in einen separaten Bereich ausgegliedert.

Wie ist der Begriff «Consulting» bei ARI zu interpretieren? Welche Dienstleistungen werden künftig angeboten?
Bisher hatten wir in erster Linie die Themen Informationssicherheit und Cloud Computing im Fokus. Künftig werden wir aber auch den ARIKunden in Sachen Digitalisierung, (Prozess-) Optimierung, Anwendungsberatung und Projektabwicklung beratend zur Seite stehen. Und natürlich bei sämtlichen Anliegen im Zusammenhang mit dem Informatik-Grundbedarf.

Welche Projekte stehen demnächst an?
Eines unserer wichtigsten Projekte im neuen Jahr dreht sich um eine gemeinsame E-Government Basisinfrastruktur für den Kanton und die Gemeinden von Appenzell Ausserrhoden. Damit sollen künftig möglichst viele Verwaltungsdienstleistungen den Einwohnerinnen und Einwohnern 7 24h online zur Verfügung stehen. Mit der Plattform hat Appenzell Ausserrhoden ideale Bedingungen, die heute noch stark analog geprägten Prozesse einheitlich und einfach digital zur Verfügung zu stellen. Ich persönlich verfolge das Ziel, dass Appenzell Ausserrhoden spätestens mit der Einführung der bundesweiten eID-Lösung im Jahr 2026 zu den führenden digitalen Kantonen der Schweiz zählt. Mit der digitalen Signatur wird per Anfang 2023 das Grundangebot um eine rechtsgültige digitale Unterschrift erweitert. Ausserdem wird Microsoft Teams mit verschiedenen Funktionen flächendeckend zur Verfügung gestellt, neue Software für unterschiedliche Kunden mittels Submission beschafft, werden weitere Schulen in die zentrale Schulplattform der ARI integriert und verschiedene Schnittstellen realisiert.


Die Reorganisation wurde per 1. Juli 2021 umgesetzt und hat sich seitdem in einigen Gesichtspunkten bereits in der Praxis bewährt. Verständlicherweise braucht es noch etwas Zeit und Geduld, bis die Änderungen auch nach aussen deutlich sichtund spürbar werden. Für einen ersten Eindruck sollen deshalb an dieser Stelle einige Kunden zu Wort kommen:


«In meiner Funktion stehe ich täglich an
mehreren SVAR-Standorten im Einsatz.
Der virtuelle Arbeitsplatz ermöglicht
mir dabei standortunabhängig effizientes
Arbeiten.»

Alain Kohler, Leiter Marketing & Kommunikation,
Spitalverbund Appenzell Ausserrhoden


«Seit Oktober 2019 erfolgt unser Beleg- und
Abwicklungsprozess elektronisch über den Kreditorenworkflow
von Axians Infoma Schweiz.
Lieferantenrechnungen sind somit jederzeit auffindbar
— sei es im Prozess der Visierung oder
später in der Archivablage. Bereichs- und Abteilungsleiter
haben vom Arbeitsplatz aus Zugriff
auf die Belege. Dadurch wurde die Finanzverwaltung
betreffend Anfragen oder gewünschten
Belegkopien stark entlastet.»

Beat Germann, Leiter Finanzverwaltung,
Gemeinde Herisau


«Mit myABI Wiki auf Basis Sharepoint
setzen wir bei der Kapo AR eine gute,
pragmatische Wissensdatenbank ein,
welche im täglichen Betrieb genutzt wird.»

Remo Stark, Dienstchef Fachdienst Kriminalpolizei /
Stellvertreter Chefin Kripo,
Kantonspolizei AR