Gemeinsam auf dem Weg zur Digitalisierung

ARI unterstützt ihre Kunden bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Sie hilft, Abläufe effizienter zu gestalten und so Kosten zu sparen. 

Bei den Gemeinden Herisau und Heiden erfolgte Eingang und Visierung der Kreditorenrechnungen bisher dezentral bei den einzelnen Ressorts und Ämtern. Mit Unterstützung von ARI haben beide Gemeinden den elektronischen Kreditorenworkflow eingeführt. 

Die meisten Kreditoren versenden ihre Rechnungen nun per E-Mail an die Gemeinden. Die verbleibenden Rechnungen werden an zentraler Stelle in der Finanzverwaltung gescannt.

 Alle relevanten Informationen wie beispielsweise der Rechnungsbetrag oder das Fälligkeitsdatum werden automatisch ausgelesen und zusammen mit der Rechnung an die Buchhaltungssoftware übergeben. Dort wird die Rechnung den zuständigen Mitarbeitenden zur Kontrolle und Visierung zugewiesen. Nach der anschliessenden Verbuchung durch die Finanzverwaltung wird die Rechnung revisionssicher im elektronischen Archiv abgelegt, wo sie jederzeit wieder aufgerufen werden kann.

Viele Kunden von ARI setzen die mobile Sitzungsverwaltung der Geschäftsverwaltungslösung von Axioma ein. Gemeinderats- oder Kommissionsmitglieder können sich so auch unterwegs auf Sitzungen vorbereiten. Der Zugriff auf die mobile Sitzungsverwaltung erfolgt entweder über den Browser oder eine App. Es ist möglich, handschriftliche Notizen, Markierungen sowie «Post-its» auf den Unterlagen anzufügen. Gibt es Änderungen an den Sitzungsunterlagen, werden alle Sitzungsteilnehmer automatisch benachrichtigt. 

2019 durfte ARI die Gemeinderäte Speicher, Walzenhausen und Wolfhalden bei der Einführung des mobilen Sitzungsmanagements unterstützen. Auch die Departementssekretärenkonferenz und die Bodenrechtskommission nutzen das mobile Sitzungsmanagement seit diesem Jahr für ihre Arbeit. 

Die Heime Teufen nutzen bereits seit Längerem eine Branchensoftware. Diese war in die Jahre gekommen und musste ersetzt werden. ARI half den Heimen, eine geeignete Lösung zur Administration von Bewohner- und Mitarbeiterdaten, Lohn- und Finanzbuchhaltung zu evaluieren. Zusätzlich wurde auch eine Lösung zur Personaleinsatzplanung beschafft, welche mit der Heimadministration über eine Schnittstelle verbunden ist. ARI begleitete die Heime über der gesamten Projektdauer bis zur Aufnahme des produktiven Betriebs.


«Für mich, aber auch für die Kommissionsmitglieder ist die mobile Sitzungsverwaltung ein sehr gutes Instrument. Meine Arbeit zur Vor- und Nachbearbeitung der Sitzung wird immens erleichtert. Da wir immer sehr viele Geschäftsunterlagen austauschen müssen, sind wir so sehr flexibel. Und zu guter Letzt wird nicht nur Papier, sondern auch Zeit gespart, da der Druck und Versand der Sitzungsunterlagen entfällt.»

Inge Schmid, Aktuarin Bodenrechtskommission